Tổng đài trả lời tự động và những điều doanh nghiệp nên biết

Rate this post

Chắc là khi thao tác gọi đến tổng đài bạn đã không còn xa lạ với một giọng nói tự động hướng dẫn các tương tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đó chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là phương án đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hệ thống này nhé.

Tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Tổng đài trả lời tự động là gì?

Tổng đài trả lời tự động là tính năng cơ bản trên tổng đài hỗ trợ phân luồng khách hàng qua các phím dựa trên nội dung lời chào gọi, điều hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để giải đáp khó khăn của khách hàng.

Phương thức hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng gọi điện đến tổng đài khách hàng sẽ lắng nghe một đoạn ghi âm có sẵn. Trong đoạn nói có lời chào mừng và chỉ dẫn tương tác trên bàn phím để chuyển hướng cuộc gọi theo vấn đề của khách hàng.

Giả sử đoạn ghi âm sẵn:

  • “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
  • Phím 1 phòng Kinh doanh
  • Phim 2 phòng Kế toán
  • Phím 3 phòng Nhân sự
  • Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
  • Phím 5 phòng Marketing
  • Phím 0 để gặp tổng đài viên
  • Xin cảm ơn”

Từ đó quá trình được tối ưu hóa, khách hàng/đối tác sẽ liên lạc thẳng phòng ban mà mình cần.

Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?

Lợi điểm tổng đài trả lời tự động mang lại

Sự hình thành của hệ thống trả lời tự động đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người dùng, cụ thể như sau:

Giảm tải công việc

Hằng ngày, bộ phận lễ tân đón nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi giải đáp vấn đề người dùng.Vì đó tỉ trọng công việc khá nhiều và “làm hoài không hết”. Do đó khi ứng dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần nhấn phím mà không cần sự can thiệp của lễ tân. Đặc biệt là vẫn đảm bảo được quy trình CSKH hiệu quả. Chuyện này đã giúp cho bộ phận tiếp tân giảm được một lượng lớn công việc. 

Tiếp cận nhanh hơn

Tổng đài được giúp đỡ từ bộ phận lễ tân, khách hàng sẽ phải giải trình rõ vấn đề cho họ hiểu. Sau đó phải chờ lễ tân liên kết tới đúng phòng ban. Tiếp theo, khách hàng sẽ giải trình vấn đề của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi thứ được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và nhấn số gặp các bộ phận có thể hỗ trợ.

Chuyên nghiệp

Các khó khăn hay khiếu nại của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đem lại hình ảnh doanh nghiệp của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Tối thiểu chi phí hoạt động

Số tiền đầu tư cho hệ thống rất thấp so với chi phí tổ chức chi ra để thuê nhân viên trực điện thoại.

Không chỉ vậy, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn hỗ trợ giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, biến văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… rất nhiều chức năng được lắp đặt vào hệ thống.

Tổng đài trả lời tự động
Tổng đài trả lời tự động

Một số cân nhắc khi sử dụng tổng đài trả lời tự động

Dưới đây là một số lưu ý hỗ trợ tổ chức tạo dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:

  • Câu chào ngắn gọn, đủ ý: Tổ chức nên đưa ra câu chào càng ngắn gọn càng tốt, đi thẳng vào vấn đề. Hạn chế dài dòng, rề rà vì những điều đó sẽ khiến người dùng mất kiên nhẫn.
  • Đảm bảo thông tin chính xác: Cho dù doanh nghiệp có thể thay đổi thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại mất khá nhiều thời gian.

Tạm kết

Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi cài đặt tổng đài trả lời tự động. Đó là xu hướng mới ưu việt hơn hình thức nhân viên trực tổng đài trước đây. Mong những thông tin trên sẽ đem lại nhiều kiến thức hữu ích cho Quý khách hàng.

Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua: 

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT 

  • Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
  • Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
  • Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh